lundi 1 octobre 2007

Leçon n°8 : Avoir confiance en son chef pendant une grosse réunion

Retour sur le blog pour expliquer ce titre qui semble pourtant couler de source…

Le contexte d’abord. Je gère un projet qui pourrait bien s’avérer énorme quand il sera véritablement lancé. Un budget à 6 chiffres moi qui ai l’habitude des devis à 5. Des recrutements potentiels. Bref un défi passionnant, mais retardé par le quotidien et d’autres priorités. 2 mois de retard dans la paperasse d’avant le lancement (financements etc).

Une grosse réunion avec toute la jet set est planifiée pour faire le point sur la stratégie qui repose en partie sur ce projet. Pré-réunion avec mon chef direct. Et direct, ça il l’est. Il tempête et prédit le tonnerre du big boss. Pas content, ça n’avance pas.

A moitié culpabilisé, je passe les 36H qui suivent à m’arracher pour faire avancer le chmilblick. Sans bien sûr parvenir à rattraper le retard, sinon ce serait trop facile.

Arrive la réunion qui se déroule sur un ton plutôt constructif. A l’heure du bilan, mon chef prend les devants et désamorce la bombe qu’il avait pourtant si bien décrite.

Question : mais pourquoi donc ?

Réponse : certains chefs sont nettement plus attachés à leur réputation et à celle de leur service qu’au plaisir d’écraser un subalterne… Ils ne veulent pas non plus risquer de montrer qu’il y a un problème de moyens (ou de motivation). Il faut que tout aille bien !

Conclusion : vous pouvez avoir confiance en lui (ou elle) si sa réputation est en jeu et qu’il ne peut pas vous carboniser sans se brûler…

samedi 23 juin 2007

Leçon n°7 : Savoir dire non, dès le début

De retour d’un déplacement de 2 jours (+ 2 jours de trajet en voiture), j’ai envie de dire… Non ! Ok, c’est un petit ras-mon-p’tit-bol. En fait je suis plus en colère contre moi-même. Je m’explique.

Quand on est un jeune chef de projet et qu’on arrive dans sa première boîte, la tentation est de rendre service. Souvent. On a en tête des histoires d’ascenseurs qui reviennent ou de vieilles dames avec leur fagot de bois. De plus, quand on est le seul technophile du coin, les demandes sont régulières.

Au-delà du « comment on fait ça sous Excel », on fini par remplacer carrément des employés. Monter une hotline technique ? Former les commerciaux pour des interventions sur place ? Pourquoi faire ? Vous êtes là, et finalement c’est vous qui connaissez le mieux vos projets, non ? Autant vous envoyer sur place quand le client ne s’en sort pas ou qu’il n’a pas pris la peine de lire la notice.

Erreur.

Même si le contact client direct est sans prix (ce sera même le sujet d’un prochain post), le coût en temps fini par être lourd. Façon dette de l’état. Chaque sollicitation, chaque petit service s’ajoute à votre ardoise. « Ca prend 2 minutes », mais il en faut 5 autres pour se re-concentrer sur le projet en cours. Sans parler de ceux qui ne renvoient jamais l’ascenseur.

Il faut donc apprendre à répondre avec votre grand livre d’excuses : « attends, je bosse sur le nouveau site de la NASA », « je planifie ta demande pour la semaine 57, ça te va ? », etc. Sachez aussi dire non à ceux qui définitivement ne resteront que des parasites… Même pour votre Karma, cela ne vaut pas la peine.

Une autre occasion de dire non se présente quand votre BigBoss débarque avec une nouvelle super idée révolutionnaire d’il y a 5 ans. Plutôt que de passer pour la porte de prison de service, privilégier l’attitude analytique. Analyse du coût, évaluation du planning. Dire d’abord « intéressant, je creuse et on va voir ce qu’on peut faire » ne vous classe pas dans la catégorie des super-motivés, mais ces beni-oui-oui finissent chargés comme des mulets et ne peuvent plus rien faire dans les temps. Croyez-moi.

Parfois dire non ne sert à rien. Qui ne s’est jamais entendu dire : « On ne t’a pas demandé si tu pouvais le faire bien/dans les temps, mais on t’a commandé de le faire » ? Cependant, marquer son territoire ne fait que vous renforcer et sera payant à moyen/long terme. Votre direction ne voit qu’à court terme ? Désolé...

Pour conclure ce (trop) long billet, je vous renverrai au Taoïsme et à la Voie du Milieu. L’équilibre. Sachez parfois donner de la voix pour trouver la Voie...

mercredi 6 juin 2007

Leçon n°6 : s’inventer un nouveau métier, chef de produit narcotiques

La surcharge de poste que vous ne pouvez pas refuser ? Chef de produits Narcotiques ! A vous de trouver les meilleurs fournisseurs des meilleurs produits. Pour quelle clientèle ? Pas besoin d’étude de marché. Ces produits s’adressent avant tout à vos chefs. Dirigeant pas assez réactif ? Vous reprendrez bien un p’tit café aux amphêts chef ? Un gros budget ou une bourde à faire passer ? Aller, viens, on fait tourner un bon gros buzz, ouaiiiis cooool...

Au-delà de la boutade (j’aime bien ce mot un peu rétro), c’est un des enseignements les plus précieux de mon chef. Vous avez fait votre boulot juste dans les temps ? Le client est content malgré quelques problèmes de parcours ? Un retard de planning raisonnable ? Surtout pas malheureux ! Non, il est indispensable de faire rêver les responsables... Aucun problème, la structure fonctionne parfaitement, les processes ont bien fonctionné, les triggers on permis de faire les feedback en real time. Grâce à vous bien sûr. Malgré vos sales collègues. Vous êtes détendu, chef... Vos employés font 50H sans râler... Vos clients ne discutent pas les devis... Tout est coool... Je mérite bien une augmentation non ?

mercredi 30 mai 2007

Leçon n°5 : utiliser un bugtracker

Après avoir galéré avec les emails, brassé avec des dossiers, des tris, des codes dans les sujets, scotché des centaines de post-it sur mon moniteur, j’ai fini par mettre en place un bugtracker pour mes différents projets.

Ce « suiveur de problèmes » enregistre tous les rapports dans une base de données. Le développeur y accède (par un navigateur Internet), résout le problème ou apporte des commentaires. Une fois la résolution vérifiée, le rapport est fermé.

J’ai choisi Mantis (site officiel) en partie parce que je l’ai trouvé simple (installation et utilisation), assez générique pour servir pour le web comme pour des projets logiciels, et opensource. Mais aussi parce que je n’avais pas le temps de les tester tous ;). Celui que j’avais développé « à la main » ne me donnait pas satisfaction (sécurité, fonctionnalité, performances). De plus Mantis est doté d’une interface multilingue (préférences par utilisateur).

Depuis, finis les bugs qui resurgissent 3 semaines après (quoi, ça n’avait pas été corrigé ?), bonjour la synthèse instantanée de ce qui reste à faire, la traçabilité intégrale, l’enregistrement des solutions à chaque problème. Je gère les points bloquantset ceux qui pourront être corrigés après la mise en ligne. Les points « fonctionnels » et les points cosmétiques.

L’autre intérêt c’est qu’une fois installé sur un serveur web, vous pouvez en ouvrir l’accès à vos différents partenaires (clients ou prestataires) avec une bonne gestion des rôles (rapporteur, développeur, chef de projet). Restent à surveiller l’affectation des problèmes rapportés, leur clôture, éventuellement à « traduire » quand un rapport n’est pas assez détaillé. Ou quand une solution l’est trop.

Il manque à Mantis un petit coup de polish, peut-être une meilleure réactivité (hébergement pas cher ?), quelques améliorations ergonomiques (accès direct à un rapport donné depuis un autre rapport), une personnalisation des champs (et de l’affichage) projet par projet plus poussée. Note pour plus tard : rédiger quelques rapports sur le bugtracker de Mantis.

Certains clients ne sont pas chauds (c’est de la saisie !), mais les convaincre est relativement aisé quand vous leur faite miroiter le temps gagné et la sécurité assurée que tous les bugs seront chassés.

Il ne me reste plus qu’à convaincre la Direction de payer un hébergement pour que je migre Mantis depuis mon site perso* … L’occasion de proposer un blog corporate privé ?


* Hé non, notre hébergement actuel ne supporte pas PHP+MySQL...

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samedi 26 mai 2007

Leçon n°4 : Les dangers du jargon

Chaque métier possède son vocabulaire (champ lexical diraient les plus littéraires). Parler le jargon de sa spécialité a plusieurs avantages.

La communication est plus rapide, plus précise. 1 mot ou 1 acronyme résume souvent une notion complexe. Exemple : BAT (Bon A Tirer), LAMP (Linux Apache MySQL PHP), PBM (Pu### de Bor### de Me###), etc. En plus cela donne des mots rigolos : uploader, brainstormer, émarger (non, ce n’est pas découper les bords de son cahier de réunion).

Autre avantage, ça fait smart pour un public non averti. Exemple : « Alors pour ce projet online il va falloir upgrader le CMS en passant par FTP ou même en HTTP. Dans tout les cas il faut activer l’hyperlink et submitter le form de validation. C’est pour ça que j’ai besoin d’une rallonge de budget ». Traduction pour les initiés : « Je vais cliquer sur « mise à jour » dans Joomla ».

Le problème, c’est que le jargon c’est un peu comme les langues locales. Il y a des variantes. Du coup on peut se retrouver avec d’énormes incompréhensions sur les bras. Exemple récent avec un client : « Pour le site web, j’ai besoin du chemin de fer du catalogue ». Après avoir planté l’import de la base de données du site web, il m’a fallu 20 minutes pour lui expliquer ce que j’entendais par là. A savoir la liste des pages du catalogue avec le découpage en thèmes/sous-thèmes pour la structure de sa boutique en ligne…

Et si j’essayais avec des bédés ?

mercredi 23 mai 2007

Leçon n°3 : Du bon usage du CC et du CCI dans la communication

Aaaah l’email. Le courriel. Le mél. Le nimél. Quelle joie tous les matins de patienter devant sa boîte électronique qui débite les spams (pardon, pourriels) et, au milieu, quelques vrais mails du taf. Une fois les courriers des clients expédiés, penchons nous sur le suivi d’un projet en particulier.

Comme prévu, toujours bloqué. Le client final n’en a rien à faire et ne rédige pas les contenus. Gaspe.

Tiens, le téléphone sonne. C’est le numéro de mon sur-chef (pas le big boss, juste en dessous). Pas content que le site ne soit pas encore en ligne. Accuse tout le monde. Enfin, surtout moi et le développeur.

Fondu(e) au blanc, souvenirs pas si lointains…
Mon chef : « Léo, tu fais du bon boulot, mais tu ne te couvres pas assez. Faut que tu mettes Mr X en copie sur tous tes mails, informe-le tout le temps. »
Moi : « Ouais mais de toute façon il ne les lit pas, pis il râle qu’on pourri sa boîte mail ! »
Mon chef : « C’est pas important. Ce qui compte, c’est qu’il ait un écrit dans sa boîte. »
Re-fondu(e) au blanc, retour au réel.

Donc, arme suprême :
Moi : « Mais vous étiez au courant, vous n’avez pas lu les échanges de mails ? »
Lui : « Ah, euh, si mais bon, ça-peut-plus-durer, faut-qu’ça-change, nomého, d’abord c’est qui le chef. Bon, je vais voir comment je peux faire bouger les choses. »

Je vous laisse imaginer le niveau.

Mais moi j’ai fait mon taf. Relancé. Encore et encore. Prévenu « qui de droit » en temps et en heure. Ma maman dit toujours « à l’impossible nul n’est tenu ». Dans certains cas, j’arrive quand même à l’impossible. Mais pas quand c’est une affaire de haut-management pas fait.

Morale de l’histoire, toujours mettre la Direction (avec un D majuscule ou bile, comme vous voulez) en copie. Même si il faut ensuite passer du temps à expliquer au destinataire qu’on a rien contre lui, que vous ne pouvez pas faire autrement. Créer de bonnes relations avec le client fera l’objet une leçon future...

lundi 21 mai 2007

Leçon n°2 : comment rentrer au bureau après 1 semaine de vacances

Ah les odeurs, la rumeur du bureau quand on y retourne après 1 semaine de (presque) farniente, de douceur entre les bras aimés, et de coupure (presque) totale avec le boulot. Joie.

Il y a 3 façons d’aborder la chose du retour avec les collègues.

Avec le Chef : « Super la forme ! Batteries rechargées, c’est reparti à fond ! D’ailleurs tant que je te tiens tu peux me signer ces factures et ces devis ? ». Vous aurez saisi le message. Traduction : vous avez passé 1 semaine dans un temple bouddhiste spécialisé dans le management de projet façon zen (zéro stress, zéro décalage de planning, zéro budget) et là vous êtes parés pour affronter l’Himalaya qui s’est accumulé sur votre bureau. Sans parler de sa version virtuelle. Si si, lancez Outlook. Voyez le compteur en bas : « ... sur 1293 messages ». Hé oui. Bon, surtout du Viagra à trier. Mais quand même.

Avec vos autres collègues ça se corse. Ca dépend de votre degré de proximité (noté sur l’échelle de RAF, Rien A Foutrisme).

Pour vos contacts les plus indispensables mais les plus lourds, optez pour le masque « ouais trop dur le retour mais bon t’sais, je gère». N’affichez pas votre bonheur d’avoir passé 9 jours (weekends compris) sans voir sa tronche ni l’entendre se plaindre. Faites lui comprendre que de toute façon, ses vacances sont meilleures que les vôtres. Veulerie ? Non, « marketing relationnel ».

Pour vos « potos du taf », allez-y, défoulez-vous. « Ouais grave l’éclate, pléstéchione all night long, after à la wouiiii, dégustation auditive dans un festival de zic ». La prochaine fois, pensez à les inviter, d’ailleurs. Si vous êtes un vrai potos du taf.

Voilà, j’ai fait le tour. Quoi ? Vous voudriez être naturel ? Dire que c’est chaud la reprise, mais qu’au fond vous aimez votre boulot et que vous n’êtes pas mécontent de rentrer (tout au fond, alors) ? C’est une plaisanterie ! Billevesées ! Vous livrer ainsi en pâture, nu dans la d’jungle du bureau ? Nooooon... Même pas en rêve !

dimanche 20 mai 2007

Leçon n°1 : Savoir quand on a assez bien fait son travail et que la tâche est terminée

C’est l’une des leçons les plus importantes, apprise après de longs moments d’interrogation. L’une des plus dures aussi, et parmi les plus ironiques. Les recruteurs déconseillent (parait-il) de répondre "perfectionniste" à la fameuse question sur nos défauts. A raison, et je m’explique.

La différence entre un chef de projet "à l’heure" et un chef de projet "à la bourre" se trouve parfois sur cette frontière très floue entre "travail bâclé" et "travail fignolé aux p’tits oignons". Ce juste milieu "correct" qui fait qu’on satisfait à la fois son ego et son planning.

Trop bâclé, ça se voit et il faut parfois tout recommencer après parce qu’on a pas vu un point (un champ qui manque dans un formulaire, une personne dans la liste des validations...).
Trop fignolé, ça chamboule le planning et le projet part en sucette. Résultat, on explose le budget et la direction dégaine les emails façon 30 000 volts.

Une des choses les plus importantes, dans ce job, c’est de savoir se faire plaisir juste assez, de remplir le cahier des charges juste assez pour que la machine tourne sans accroc. Inutile de s’épuiser pour une sur-qualité qui, de toute façon, ne sera perçue par personne...

Leçon 0 : Pourquoi ce blog ?

Bonne question, merci de l’avoir posée. Ah, vous voulez une réponse ? Essayons.

Après quelques années passées dans ma boîte actuelle, je ressens le besoin de partager mes expériences, mes bons moments, et aussi quelques coups de gueule. Les « leçons » seront celle que j’apprends, pas celles que je vous inflige, rassurez-vous.

Je suis chef de projet web (et autres) dans une entreprise de taille moyenne, implantée dans un "bled" en France depuis quelques lustres, au moins. Vous le verrez au fil des billets, cette information a son importance. Dans la blogosphère hype, on dit "IT project manager", mais pas chez nous. Chez nous on dit "le type qui s’occupe des trucs informatiques qui coûtent cher tout le temps" ou encore "quoi mais c’est pas encore fini ?". Hé oui.

Si vous vous reconnaissez dans ces billets ou qu’au contraire vous n’êtes pas-du-tout-d’accord-non-mais-c’est-quoi-ces-anneries, n’hésitez pas à me le faire savoir. Nous sommes tous là pour apprendre les uns des autres !